Dit klokkenluidersbeleid (ook: whistleblower policy) heeft als doel om zowel interne medewerkers als
derde partijen die – in een werk-gerelateerde context – kennis nemen van inbreuken begaan tegen het
Europese Unierecht of inbreuken die de Belgische wetgever aan het toepassingsgebied van de
Belgische klokkenluiderswet heeft toegevoegd (zie de lijst onder artikel 3 hierna), de mogelijkheid te
bieden om hiervan melding te maken (hierna: de melder), zonder angst te moeten hebben voor
vergeldingsmaatregelen.

TALENTUS NV zet hiervoor een intern meldingskanaal op.

Iedereen die een melding wenst te maken binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet,
zal hiervoor in eerste instantie het interne meldingskanaal gebruiken.

In deze regeling verstaan we onder:

•  Inbreuk: handelingen of nalatigheden die binnen het in artikel 3 bedoelde materiële
  toepassingsgebied vallen en:
  • onrechtmatig zijn en betrekking hebben op Uniehandelingen en beleidsterreinen die
    binnen het in artikel 3 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of
  • het doel of de toepassing ondermijnen van de regels in de Uniehandeling en
    beleidsterreinen.
• Informatie over inbreuken:
  • informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die
    hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen Talentus NV waar de
    melder werkt of heeft gewerkt of waarmee de melder uit hoofde van zijn werk in contact is geweest,
    alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken.

• Melding:
  • het mondeling of schriftelijk verstrekken van informatie over inbreuken.

• Interne melding:
  • het binnen Talentus NV mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over
    inbreuken.

•  Externe melding:
  • het mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken aan de bevoegde
    autoriteiten.
• Openbaarmaking:
  • het mondeling of schriftelijk publiek meedelen van informatie over inbreuken.
• Melder:
  • een natuurlijke persoon die in de context van zijn werk-gerelateerde activiteiten
    verkregen informatie over inbreuken (intern, extern of openbaar) meldt.
• Betrokkene:
  • een natuurlijke of rechtspersoon die in de (interne, externe of openbare) melding of bij
    de openbaarmaking wordt genoemd als persoon aan wie de inbreuken worden toegeschreven of met
    wie die persoon in verband wordt gebracht.
• Facilitator:
  • een natuurlijke persoon die een melder bijstaat in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn.
• Represaille:
  • een directe of indirecte handeling of nalatigheid die in een werk-gerelateerde context
    plaatsvindt naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot
    ongerechtvaardigde benadeling van de melder (of van de facilitators of derden die verbonden zijn
    met de melder) leidt of kan leiden.
• Opvolging:
  • optreden van de ontvanger van een melding of een bevoegde autoriteit om de juistheid
    van de in de melding gedane beweringen na te gaan en de gemelde inbreuk zo nodig aan te pakken.
• Feedback:
  • het aan de melder verstrekken van informatie over de als opvolging geplande of genomen
    maatregelen en over de redenen voor die opvolging.
• Bevoegde autoriteit:
  • de Belgische autoriteit die is aangewezen om meldingen overeenkomstig artikel 5 van dit
    beleid te ontvangen en de melders feedback te geven en opvolging te verzekeren.
• Werk-gerelateerde context:
  • de huidige of vroegere arbeidsactiviteiten in de private sector waardoor, ongeacht de
    aard van die activiteiten, personen informatie kunnen verkrijgen over inbreuken en waarbij die
    personen te maken kunnen krijgen met represailles indien zij dergelijke informatie zouden melden.
• Federale coördinator:
  • de autoriteit die belast is met de coördinatie van de externe meldingen voor de
    privésector overeenkomstig afdeling 4 hoofdstuk 4 van de klokkenluiderswet.
• Meldingsbeheerder:
  • de onpartijdige persoon of dienst die bevoegd is om de meldingen op te volgen,
    de communicatie met de melder te onderhouden, hem indien nodig om bijkomende informatie kan
    verzoeken, hem feedback te verstekken en indien van toepassing meldingen te ontvangen.

Het interne meldingskanaal is 24/7 toegankelijk voor:

• werknemers
• iedereen die in een werk-gerelateerde context kennisneemt van inbreuken op het Europese Unierecht en/of inbreuken die de Belgische Wetgever aan het toepassingsgebied van de Belgische klokkenluidersregeling heeft toegevoegd of zal toevoegen.
• – andere: (vb. klanten, ….)

“Werk-gerelateerde context” betekent dat naast (ex-)werknemers ook stagiairs, leveranciers,
zelfstandigen, aandeelhouders, sollicitanten enzovoort die op een duurzame manier samenwerken
met TALENTUS een melding kunnen maken.

Concreet kan een melder melding maken van inbreuken of zaken waarvan hij te goeder trouw meent
dat ze een inbreuk betekenen op een van de volgende gebieden:

• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en
  terrorismefinanciering;
• productveiligheid en productconformiteit;
• veiligheid van het vervoer;
• bescherming van het milieu;
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• volksgezondheid;
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens,
  en beveiliging van netwerk- en informaticasystemen;
• inbreuken waardoor de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad;
• inbreuken in verband met de interne markt (mededinging en staatssteun; inbreuken op
  vennootschapsbelasting; constructies die erop gericht zijn onterecht een belastingvoordeel te
  krijgen.
• bestrijding van belastingfraude
• sociale fraudebestrijding

Een persoon die een inbreuk vaststelt of redelijke vermoedens heeft dat er een inbreuk is of zal
plaatsvinden die indruist tegen één of meerdere van de in artikel 3 vermelde gebieden, en waar
Talentus bij betrokken is, kan dit altijd melden via het meest geschikte en toegankelijke kanaal.

Intern heeft een melder daarvoor de volgende mogelijkheden:

• Telefonische melding bij de vertrouwenspersoon op telefoonnummer 03 218 11 91
• Melding per e-mail naar [email protected]
• Melders kunnen ook verzoeken om binnen een redelijke termijn een inbreuk te melden via
  een fysieke ontmoeting. Een dergelijke fysieke melding kan ook op afspraak bij de
  vertrouwenspersoon.

De interne meldingskanalen bij Talentus worden intern beheerd.

De vertrouwenspersoon zal bevoegd zijn voor de opvolging van de melding en de communicatie met
de melder.

Hierbij wordt het risico op belangenconflicten tot een strikt minimum herleid. Indien nodig kunnen
externe onderzoeksmiddelen worden aangewend.

Indien een melding informatie bevat die van rechtswege moet doorgegeven worden aan een
overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor de opvolging van misdrijven binnen de gebieden van
artikel 3 voormeld, zal de persoon of dienst die de melding opvolgt binnen Talentus, na grondig
overleg met de directie, de informatie doorsturen naar de betrokken overheidsinstantie.

De melder krijgt feedback over de afhandeling van de melding. Dat betekent dat hij informatie krijgt
over de al dan niet genomen corrigerende maatregelen, procesverbeteringen of -wijzigingen en/of
andere verdere stappen.
Deze feedback bevat geen details over specifieke personen en kan dan ook eerder van algemene aard
zijn.
Indien bijkomend onderzoek nodig of aangewezen is, zal Talentus waken over de vertrouwelijkheid
van de onderzoeksdaden en over de naleving van de rechten van derden.
Binnen een redelijke termijn, en ten laatste drie maanden na het versturen van de
ontvangstbevestiging, of als er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden
na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, krijgt de melder informatie over de
als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen van die opvolging.
Indien het niet mogelijk is om de melder enige feedback te geven, dan krijgt de melder daar bericht
van, evenals van de reden waarom er nog geen informatie voorhanden is

De melder die geen interne melding wil doen, kan ook een beroep doen op een extern
meldingskanaal. De externe meldingen gebeuren bij de federale coördinator van de bevoegde
autoriteit (zie bijlage 1 voor de verschillende contactgegevens van de autoriteiten). De melder
beschikt hiertoe over de volgende mogelijkheden:

• Telefonische melding
• Melding per e-mail
• Melding via de website van de bevoegde autoriteit
• De melder kan ook verzoeken om binnen een redelijke termijn een inbreuk te melden via een
  fysieke ontmoeting. Een dergelijke fysieke melding kan na afspraak bij de federale coördinator
  van de bevoegde autoriteit.

Uiterlijk binnen de zeven dagen na ontvangst van de melding krijgt de melder een
ontvangstbevestiging toegestuurd van de bevoegde federale dienst.
Binnen een redelijke termijn, en ten laatste drie maanden na het versturen van de
ontvangstbevestiging, of indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie
maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, krijgt de melder
informatie van de bevoegde federale dienst over de als opvolging geplande of genomen maatregelen
en over de redenen van die opvolging.
In uitzonderlijke gemotiveerde gevallen kan deze termijn zes maanden bedragen.
De bevoegde autoriteiten en de federale coördinator duiden de personeelsleden aan die
verantwoordelijk zijn voor de behandeling van de meldingen, en met name voor:

• het verstrekken van informatie over de meldingsprocedures aan belangstellenden
• de ontvangst en de opvolging van de meldingen
• het onderhouden van contact met de melder om deze eventueel feedback
  te geven en indien nodig om nadere informatie te verzoeken.

Deze personeelsleden zijn gehouden tot geheimhoudingsplicht en zullen een specifieke opleiding
krijgen voor het behandelen van meldingen.

Een persoon die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor bescherming uit hoofde van de
klokkenluiderswet, als de volgende voorwaarden vervuld zijn:

1. in geval van een indirecte openbaarmaking: de persoon deed eerst een interne en/of externe
   melding, maar er zijn naar aanleiding van die melding geen passende maatregelen genomen
   binnen de gestelde termijn; of
2. in geval van een directe openbaarmaking: de persoon heeft gegronde redenen om aan te
   nemen dat:

• de inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of
• er bij een externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is
  dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van
  de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd,
  of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of bij de inbreuk
  betrokken is.

Dit is niet van toepassing op gevallen waarin een persoon rechtstreeks informatie aan de pers
verstrekt op grond van specifieke bepalingen die een stelsel voor de bescherming van de vrijheid van
meningsuiting en informatie instellen.

Talentus zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en
digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die door Talentus als bevoegde personen werden
aangeduid. Alle meldingen en daaropvolgende onderzoeksrapporten en/of vaststellingsrapporten,
beslissingen …, worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.

Talentus hanteert een strikte ‘need to know’-basis voor het bekendmaken van relevante informatie
aan werknemers of derden. Alle werknemers die betrokken zijn bij de ontvangstmelding, of opvolging
van meldingen, zullen een strikte geheimhouding handhaven over de inhoud van meldingen,
rapporten, beslissingen … en dit voor zover de toepasselijke wetgeving dat toelaat.

Talentus garandeert dat de melder beschermd wordt tegen represailles, inclusief dreigingen en
pogingen tot represailles (zie hierna), indien de melder te goeder trouw handelt en de juiste weg
volgt bij het maken van een melding.

De “juiste weg” betekent dat de melder in eerste instantie zoveel mogelijk gebruik maakt van de
voorziene interne meldingskanalen. Pas als er geen intern kanaal is, of als een externe melding
zonder gevolg blijft, kan een melding openbaar gemaakt worden.

Onder “represailles” verstaan we onder meer:

• schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
• degradatie of weigering van bevordering;
• overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging,
  verandering van de werktijden;
• het onthouden van opleiding;
• een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
• het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals
  een financiële sanctie;
• dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
• discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
• niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst
  voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had
  dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
• niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
• schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel
  nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
• opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een
  hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector of de
  bedrijfstak;
• vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of
  diensten;
• intrekking van een licentie of vergunning;
• psychiatrische of medische verwijzingen.

Naast de melder zelf worden ook de facilitators en derden die verbonden zijn met de melder en die
ook het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werk- gerelateerde context, en de
eventueel beschuldigde individuele personen beschermd.

Talentus garandeert hen het recht op een eerlijk proces en het vermoeden van onschuld. Hun
identiteit wordt strikt geheimgehouden zolang de onderzoeken naar aanleiding van de melding
lopen.

Elke melder die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een met
redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator van de bevoegde autoriteit, die een
buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart.

De federale coördinator van de bevoegde autoriteit verifieert het bestaan van een redelijk
vermoeden van een represaille.

De bewijslast dat het geen represaille is, valt ten laste van Talentus.
Neemt Talentus een maatregel tegen een melder die binnen het wettelijk kader valt, en kan Talentus
aantonen dat de redenen voor die maatregel vreemd zijn aan de melding, dan is die maatregel geen
represaille.

Talentus zal enkel die meldingen behandelen die te goeder trouw werden gedaan en die binnen het
toepassingsgebied van de klokkenluiderswet vallen.

Werknemers die te kwader trouw een melding maken, met het oogmerk om te schaden, genieten
geen bescherming.

Bij het te kwader trouw maken van een melding, stelt de betrokken werknemer zich in het bijzonder
bloot aan de sancties die deel uitmaken van het arbeidsreglement, met inbegrip van de ultieme
maatregel van ontslag.

Talentus houdt een register bij van alle meldingen, waarin zowel de ontvangst van de melding, het
onderzoek ernaar en de oplossing ervan worden opgevolgd. De meldingen worden in dit register
bewaard zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loop.

Onderzoeksrapporten en ondersteunende informatie worden minimaal tot vijf jaar na het einde van
het onderzoek bewaard.

De verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens is Talentus, met zetel te 2610 Wilrijk, aan de
Sneeuwbeslaan 14, met ondernemingsnummer 0462 690 790.

Alle persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake
gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”).

De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met als doel het uitvoeren van de vereiste
onderzoeken op grond van een wettelijke verplichting en enkel de strikt noodzakelijke gegevens
worden verwerkt.

De gegevens kunnen gedeeld worden met overheidsinstanties indien de melding informatie bevat die
wettelijk verplicht moet doorgegeven worden of met andere externe partijen die bij een onderzoek
betrokken zijn.

Talentus bewaart alle persoonsgegevens minstens zolang de contractuele relatie tussen de melder en
de werkgever loopt en maximaal gedurende de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele
rechtsvorderingen.

Alle betrokkenen hebben recht om te verzoeken tot toegang, rectificatie, uitwissing van en bezwaar
tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. Deze verzoeken kunnen gericht worden aan de CEO
van Talentus en/of de verwerkingsverantwoordelijke.

Alle betrokkenen hebben het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

De functionaris voor gegevensbescherming binnen Talentus is Peter Creemers te bereiken
op 0497/40 85 82 of via [email protected]

Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens wordt
belast met het toepassen van of toezicht op de ondersteuningsmaatregelen, zowel in geval van een
interne melding, een externe melding als een openbaarmaking.

De melder heeft, naargelang het geval, toegang tot de volgende ondersteuningsmaatregelen:

• volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk
  zijn, over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles,
  alsmede over de rechten van de betrokkene, met inbegrip van zijn rechten op het vlak van
  bescherming van persoonsgegevens; de melder moet bovendien worden geïnformeerd dat
  hij in aanmerking komt voor de beschermingsmaatregelen waarin deze wet voorziet;
• technisch advies ten aanzien van elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de
  melder;
• rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en burgerlijke procedures
  overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/1919 en Richtlijn 2008/52/EG van het Europees Parlement en de
  Raad en rechtsbijstand in andere procedures alsook juridisch advies of andere juridische bijstand,
  overeenkomstig de bepalingen betreffende de juridische tweedelijnsbijstand en de rechtsbijstand.
• ondersteunende maatregelen, waaronder technische, psychologische, media-gerelateerde en
  sociale ondersteuning, voor de melder;
• financiële bijstand aan de melder in het kader van gerechtelijke procedures

1. Overheidsopdrachten: de dienst Overheidsopdrachten van de FOD Kanselarij van de Eerste
   minister;
2. Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en
   terrorismefinanciering:
   FSMA voor de regels bedoeld in artikel 45 van de wet van 2 augustus 2002, NBB voor de regels
   bedoeld in de artikelen 12bis en 36/2 van de wet van 22 februari 1998, College van toezicht op de
   bedrijfsrevisoren voor de regels bedoeld in artikel 32 van de wet van 7 december 2016;
3. Productveiligheid en productconformiteit: FOD Economie, FOD Volksgezondheid, FAGG, BIPT, FOD
   Mobiliteit;
4. Veiligheid van het vervoer: FOD Mobiliteit, Nationale Autoriteit voor Maritieme Beveiliging;
5. Bescherming van het milieu: FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu,
   Leefmilieu Brussel, CREG, Algemene Directie Energie, ACER;
6. Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid: Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
7. Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn: FAVV, FOD
   Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu;
8. Volksgezondheid: Sciensano, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu,
   FAGG, Federale commissie “Rechten van de patiënt”;
9. Consumentenbescherming: FOD Economie;
10. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerken informatiesystemen: Gegevensbeschermingsautoriteit, CCB, EDPS.