La présente politique de dénonciation (également appelée « whistleblower policy ») vise à protéger tant les employés internes que les tiers qui, dans un contexte professionnel, ont connaissance de violations du droit de l’Union européenne ou de violations que le législateur belge a ajoutées au champ d’application de la loi belge sur les dénonciations (voir la liste à l’article 3 ci-dessous), afin de leur offrir la possibilité de les signaler (ci-après : le dénonciateur), sans avoir à craindre de représailles.

TALENTUS NV a mis en place un canal de signalement interne à cette fin.
Toute personne souhaitant faire un rapport dans le cadre de la loi sur les dénonciateurs, utilisera d’abord le canal de signalement interne à cette fin.

Dans le présent règlement, nous entendons par :
– Infraction : les actes ou omissions qui relèvent du champ d’application matériel visé à l’article 3 et :

• sont illicites et portent sur des actes et des politiques de l’Union qui sont relèvent du champ
  d’application matériel visé à l’article 3, ou
• portent atteinte à l’objectif ou à l’application des règles contenues dans les actes et politiques
  de l’Union.

– Informations sur les infractions :

• Informations, y compris les soupçons raisonnables, concernant des violations réelles ou
  potentielles qui ont eu lieu ou risquent fort d’avoir lieu au sein de Talentus NV où le reporter
  travaille ou a travaillé ou avec lequel le reporter a été en contact dans le cadre de son travail,
  ainsi que sur les tentatives de dissimulation de ces infractions.

– Signalement :

• La fourniture orale ou écrite d’informations sur les infractions.

– Rapport interne :

• La communication au sein de Talentus NV, oralement ou par écrit, d’informations relatives à
  des infractions.

– Rapport externe :

• La communication orale ou écrite d’informations sur les violations aux autorités compétentes.

– Divulgation :

• La communication publique, orale ou écrite, d’informations sur les infractions.

– Notificateur :

• Une personne physique qui, dans le cadre de ses activités professionnelles rapporte les informations obtenues sur les violations (internes, externes ou publiques).

– Personne concernée :

• Une personne physique ou une entité juridique mentionnée dans le rapport (interne, externe ou public) ou dans la divulgation en tant que personne à laquelle les violations sont attribuées ou avec laquelle cette personne est associée.

– Facilitateur :

• Une personne physique qui aide un déclarant dans le processus de déclaration dans un contexte lié au travail et dans un contexte professionnel et dont l’assistance doit être confidentielle.

– Représailles :

• Un acte ou une omission directe ou indirecte qui se produit dans un contexte lié au travail et qui se produit à la suite d’un rapport ou d’une divulgation interne ou externe, et qui entraîne ou peut entraîner un préjudice injustifié pour le déclarant (ou les facilitateurs ou les tiers
  associés au déclarant).

– Suivi :

• Action du destinataire d’un rapport ou d’une autorité compétente visant à vérifier l’exactitude des allégations formulées dans le rapport et remédier à la violation signalée si nécessaire.

– Retour d’information :

• Fournir au déclarant des informations sur les actions prévues ou prises et les raisons de ce suivi.

– Autorité compétente :

• L’autorité belge désignée pour recevoir les notifications conformément à l’article 5 de la présente politique et pour fournir un retour d’information aux notificateurs et assurer le suivi.

– Contexte professionnel :

• Les activités professionnelles actuelles ou passées dans le secteur privé par lesquelles, quelle que soit la nature de ces activités, les individus peuvent obtenir des informations sur des violations et qui pourraient exposer ces personnes à des représailles si elles devaient signaler
  ces informations.

– Coordinateur fédéral :

• L’autorité responsable de la coordination des rapports externes pour le secteur privé conformément à la section 4, chapitre 4, de la loi sur la dénonciation.

– Responsable des rapports :

• la personne ou le service impartial autorisé à assurer le suivi des rapports, à maintenir la communication avec le notifiant, à demander des informations complémentaires au notifiant si nécessaire, à fournir un retour d’information et à recevoir des notifications le cas échéant.

Le canal de signalement interne est accessible 24 / 7 aux

• les employés
• tout personne qui, dans un contexte professionnel, a connaissance d’infractions au droit de

l’Union européenne et/ou d’infractions que le législateur belge a ajoutées au champ d’application de la réglementation belge en matière de dénonciation.

• d’autres personnes : (par exemple, clients, ….)

Le « contexte professionnel » signifie que, outre les (anciens) employés, les stagiaires, les fournisseurs,
les indépendants, les actionnaires, les candidats à l’emploi, etc. qui collaborent durablement avec TALENTUS peuvent faire une déclaration de soupçon.
Plus précisément, un notificateur peut signaler des infractions ou des faits qu’il estime de bonne foi être des infractions dans l’un des domaines suivants :

• marchés publics ;
• services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme ;
• la sécurité et la conformité des produits
• la sécurité des transports
• protection de l’environnement
• la radioprotection et la sûreté nucléaire
• la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, la santé et le bien-être des animaux ;
• la santé publique ;
• la protection des consommateurs ;
• la protection de la vie privée et des données à caractère personnel et la sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
• les infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne ;
• les infractions relatives au marché intérieur (concurrence et aides d’Etat) ;
• les infractions à la fiscalité des entreprises ; les constructions visant à obtenir indûment un avantage fiscal.
• lutte contre la fraude fiscale
• lutte contre la fraude sociale

Une personne qui identifie une infraction ou qui a des soupçons raisonnables qu’une infraction s’est produite ou se produira, qui viole un ou plusieurs des domaines mentionnés à l’article 3, et dans laquelle Talentus est impliqué, peut toujours le signaler par le canal le plus approprié et le plus accessible.
En interne, les options suivantes s’offrent à l’auteur d’un signalement :

• signaler par téléphone au conseiller confidentiel au numéro de téléphone 03 218 11 91
• par courrier électronique à l’adresse [email protected]
• Les notificateurs peuvent également demander à signaler une infraction par le biais d’une rencontre physique dans un délai raisonnable. Un tel rapport physique peut également être effectué sur rendez-vous avec le conseiller confidentiel.

Les canaux de signalement internes à Talentus sont gérés en interne.
Le conseiller confidentiel sera responsable du suivi du rapport et de la communication avec l’auteur du rapport.
Ce faisant, le risque de conflit d’intérêts est réduit au strict minimum. Si nécessaire, des moyens d’investigations externes peuvent être utilisés.

Si un rapport contient des informations qui, en vertu de la loi, doivent être transmises à une agence gouvernementale responsable de la poursuite des crimes dans les domaines visés à l’article 3 ci-dessus, la personne ou le service chargé du suivi du rapport au sein de Talentus transmettra les informations à l’agence gouvernementale concernée, après une consultation approfondie avec la
direction.

L’auteur du signalement recevra un retour d’information sur le traitement de son signalement. Cela signifie qu’il reçoit des informations sur les mesures correctives prises ou non, sur les améliorations ou les changements de processus et/ou sur d’autres mesures ultérieures.
Ce retour d’information ne comprend pas de détails sur des personnes spécifiques et peut donc être de nature plutôt générale.
Si une enquête supplémentaire est nécessaire ou appropriée, Talentus préservera la confidentialité des actes d’enquête et le respect des droits des tiers.
Dans un délai raisonnable, et au plus tard trois mois après l’envoi de l’accusé de réception, ou si aucun accusé de réception n’a été envoyé au déclarant, trois mois après l’expiration de la période de sept jours suivant le rapport, le déclarant recevra des informations sur les mesures prévues ou prises
en guise de suivi et sur les raisons de ce suivi.
S’il n’est pas possible de donner un retour d’information au notificateur, celui-ci en est informé, ainsi que de la raison pour laquelle l’information n’est pas encore disponible.

Le notificateur qui ne souhaite pas faire un rapport interne peut également utiliser un canal de rapport externe. Les rapports externes sont adressés au coordinateur fédéral de l’autorité compétente (voir l’annexe 1 pour les différentes coordonnées des autorités). Pour ce faire, le déclarant dispose des options suivantes :

• Rapport par téléphone
• Rapport par courrier électronique
• Déclaration via le site web de l’autorité compétente
• Le déclarant peut également demander à signaler une violation par une rencontre physique dans un délai raisonnable. Un tel rapport physique peut être effectué sur rendez-vous avec le coordinateur fédéral de l’autorité compétente.

Au plus tard dans les sept jours suivant la réception du rapport, le déclarant recevra un accusé de réception du service fédéral compétent.
Dans un délai raisonnable, et au plus tard trois mois après l’envoi de l’accusé de réception, ou si aucun accusé de réception n’a été envoyé au notificateur, trois mois après l’expiration de la période de sept jours suivant le rapport, le notificateur recevra des informations du service fédéral compétent sur les mesures prévues ou prises en guise de suivi et sur les raisons de ce suivi.
Dans des cas exceptionnels justifiés, ce délai peut être de six mois.
Les autorités compétentes et le coordinateur fédéral désignent les membres du personnel chargés de traiter les rapports, et notamment de :

• fournir aux parties intéressées des informations sur les procédures de rapport
• recevoir les rapports et en assurer le suivi
• maintenir le contact avec l’auteur du signalement afin de lui fournir un retour d’information, si nécessaire et demander des informations complémentaires si nécessaire.

Ces membres du personnel sont tenus au secret et recevront une formation spécifique sur le traitement des notifications.

Une personne qui fait une divulgation peut bénéficier de la protection prévue par la loi sur les dénonciateurs d’actes répréhensibles (Whistleblower Act) si les conditions suivantes sont remplies :
1. dans le cas d’une divulgation indirecte : la personne a d’abord fait un rapport interne et/ou externe, mais aucune mesure appropriée n’a été prise à la suite de ce rapport dans le délai imparti ; ou
2. dans le cas d’une divulgation directe : la personne a des motifs raisonnables de croire que :

• la violation peut représenter un danger imminent ou réel pour l’intérêt public ; ou
• qu’il existe un risque de représailles dans le cadre d’une divulgation externe, ou qu’il
  est peu probable qu’il soit effectivement remédié à la violation en raison des circonstances particulières de l’affaire, parce que, par exemple, des preuves peuvent être retenues ou détruites, ou qu’une autorité peut être de connivence avec l’auteur de la violation ou être impliquée dans la violation.

Cette disposition ne s’applique pas aux cas où une personne fournit des informations directement à la presse en vertu de dispositions spécifiques établissant un système de protection de la liberté d’expression et d’information.

Talentus veille à ce que les informations relatives au rapport soient conservées de manière à ce qu’elles ne soient physiquement et numériquement accessibles qu’aux personnes désignées par Talentus comme étant des personnes autorisées. Tous les rapports et les rapports d’enquête ultérieurs et/ou les rapports de détermination, les décisions …, sont traités avec la plus grande confidentialité.

Talentus maintient une base stricte de « besoin de savoir » pour la divulgation d’informations pertinentes à des employés ou à des tiers. Tous les employés impliqués dans la réception des rapports ou dans le suivi des rapports, maintiendront une stricte confidentialité sur le contenu des rapports, des signalements, des décisions … et cela dans la mesure permise par la loi applicable.

Par « représailles », nous entendons, entre autres :

• la suspension, la mise à la retraite temporaire, le licenciement ou des mesures similaires ;
• la rétrogradation ou le refus de promotion
• le transfert de fonctions, le changement de lieu de travail, la réduction du salaire, la modification des heures de travail ;
• le refus de formation
• une évaluation négative des performances ou des références d’emploi ;
• l’imposition ou l’application d’une mesure disciplinaire, d’une réprimande ou d’une autre sanction, telle qu’une pénalité financière ;
• la coercition, l’intimidation, le harcèlement ou l’exclusion ;
• discrimination, traitement défavorable ou inégal ;
• la non-transformation d’un contrat de travail temporaire en contrat de travail à durée indéterminée, dans le cas où l’employé s’attendait légitimement à ce qu’on lui propose un contrat à durée indéterminée ;
• le non-renouvellement ou la résiliation anticipée d’un contrat de travail temporaire ;
• les dommages, y compris les dommages à la réputation, en particulier sur les médias sociaux, ou les dommages financiers, y compris la perte de chiffre d’affaires et de revenus ;
• l’inscription sur une liste noire sur la base d’un accord informel ou formel pour l’ensemble d’un secteur ou d’une industrie, qui empêche le journaliste de trouver un emploi dans le secteur ou l’industrie ;
• la résiliation anticipée ou l’annulation d’un contrat de fourniture de biens ou de services
• la révocation d’une licence ou d’un permis ;
• les références psychiatriques ou médicales.

Outre le notificateur lui-même, les facilitateurs et les tiers liés au notificateur, qui peuvent également être victimes de représailles dans un contexte professionnel, ainsi que les personnes accusées, sont également protégés.

Talentus leur garantit le droit à un procès équitable et la présomption d’innocence. Leur identité restera strictement confidentielle pendant la durée de l’enquête consécutive au signalement.

Tout notificateur qui s’estime victime ou menacé de représailles peut introduire une plainte motivée auprès du coordinateur fédéral de l’autorité compétente, qui entame une procédure de protection extrajudiciaire.
Le coordinateur fédéral de l’autorité compétente vérifie l’existence d’un soupçon raisonnable de représailles.
La charge de la preuve qu’il ne s’agit pas de représailles incombe à Talentus.
Si Talentus prend une mesure à l’encontre d’un journaliste qui s’inscrit dans le cadre légal et que Talentus peut démontrer que les raisons de cette mesure sont étrangères au rapport, cette mesure n’est pas une mesure de représailles.

Talentus ne traitera que les signalements effectués de bonne foi et entrant dans le champ d’application de la loi sur la dénonciation.
Les employés qui font un rapport de mauvaise foi, avec l’intention de nuire, ne bénéficient d’aucune protection.
En faisant une dénonciation de mauvaise foi, l’employé concerné s’expose notamment aux sanctions prévues par la réglementation du travail, y compris la mesure ultime du licenciement.

Talentus tient un registre de toutes les notifications, qui retrace à la fois la réception de la notification, son enquête et sa résolution. Les rapports sont conservés dans ce registre aussi longtemps que dure la relation contractuelle entre le notificateur et l’employeur.
Les rapports d’enquête et les informations connexes sont conservés pendant au moins cinq ans après la fin de l’enquête.

Le responsable du traitement des données est Talentus, dont le siège social est situé à 2610 Wilrijk, Sneeuwbeslaan 14, et dont le numéro d’entreprise est 0462 690 790.
Toutes les données à caractère personnel sont traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données, y compris le Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).
Les données à caractère personnel sont traitées uniquement dans le but d’effectuer les enquêtes requises en vertu d’une obligation légale et seules les données strictement nécessaires sont traitées.
Les données peuvent être partagées avec des agences gouvernementales si le rapport contient des informations qui doivent être transmises en vertu de la loi ou avec d’autres parties externes impliquées dans une enquête.
Talentus conserve toutes les données à caractère personnel au moins pendant la durée de la relation contractuelle entre le notificateur et l’employeur et pendant une période maximale en rapport avec d’éventuelles réclamations juridiques.
Toutes les personnes concernées ont le droit de demander l’accès, la rectification, l’effacement et l’opposition au traitement de leurs données personnelles. Ces demandes peuvent être adressées au directeur général de Talentus et/ou au responsable du traitement.
Toute personne concernée a le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données.
Le délégué à la protection des données au sein de Talentus est Peter Creemers qui est joignable au 0497/40 85 82 ou à l’adresse [email protected]

L’Institut fédéral de protection et de promotion des droits de l’homme est chargé de mettre en œuvre ou de contrôler les mesures de soutien, tant dans le cas d’un rapport interne que dans celui d’un rapport externe et d’une divulgation.
Le notificateur a accès aux mesures de soutien suivantes, selon le cas :

• des informations et des conseils complets et indépendants, facilement accessibles et gratuits disponibles, sur les voies de recours et les procédures disponibles qui protègent contre les représailles ainsi que sur les droits de la personne concernée, y compris ses droits en matière de
  protection des données à caractère personnel ; l’auteur du signalement doit en outre être informé qu’il peut bénéficier des mesures de protection prévues par la présente loi ;
• des conseils techniques à l’égard de toute autorité impliquée dans la protection dunotificateur ;
• l’assistance juridique dans les procédures pénales et civiles transfrontalières conformément à la directive (UE) 2016/1919 et à la directive 2008/52/CE du Parlement européen et du Conseil et une assistance juridique dans d’autres procédures ainsi que des conseils juridiques ou une autre assistance juridique, conformément aux dispositions relatives à l’assistance juridique de deuxième ligne et à l’aide juridique.
• des mesures de soutien, y compris un soutien technique, psychologique, médiatique et social, pour le notificateur ;
• une aide financière au notificateur dans le cadre de la procédure judiciaire

1. Marchés publics : le service des marchés publics du SPF Chancellerie du Premier ministre ;
2. Services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme :
   FSMA pour les règles visées à l’article 45 de la loi du 2 août 2002, BNB pour les règles visées aux articles 12bis et 36/2 de la loi du 22 février 1998, Conseil de surveillance des réviseurs d’entreprises pour les règles visées à l’article 32 de la loi du 7 décembre 2016 ;
3. Sécurité et conformité des produits : SPF Économie, SPF Santé publique, FAGG, IBPT, SPF Mobilité ;
4. Sécurité des transports : SPF Mobilité, Autorité nationale pour la sécurité maritime ;
5. Protection de l’environnement : SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et de l’environnement, Bruxelles Environnement, CREG, Direction générale de l’énergie, ACER ;
6. Radioprotection et sûreté nucléaire : Agence fédérale de contrôle nucléaire ;
7. Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé animale et bien-être des animaux : AFSCA, SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement ;
8. Santé publique : Sciensano, SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et de l’environnement, FAGG, Commission fédérale « Droits des patients » ;
9. Protection des consommateurs : SPF Économie ;
10. Protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d’information : Autorité de protection des données, CCB, CEPD.