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Privacy policy

PRIVACY POLICY TALENTUS NV

(CANDIDATS) INTÉRIMAIRES et RECRUTEMENT ET SÉLECTION

Ce privacy policy explique comment Talentus traitera les données à caractère personnel de ses :

  • Candidats intérimaires
  • Intérimaires
  • Étudiants salariés
  • Candidats pour le recrutement et la selection de personnel fixe

 

  1. Who is who?

Responsable du traitement :                       Talentus SA,

Siège social :                                                  Sneeuwbeslaan 14 2610 Wilrijk

Numéro d’entreprise :                                     0462.690.790

Numéro d’agréments :                                               VG.431/BUO, B.00222-405-20121112 (W&S),

B.00222-406-0121112 (uitzendarbeid), W.INT.237,

W.SO.237, DG.LAV.004.

 

Délégué à la protection des données :        M€ROFIN SPRL, représenté par Mark Meukens

e-mail                                                              dataprotection@talentus.be

 

Personne concernée :                                   Candidat intérimaire

Intérimaire

Étudiant salarié

Candidat pour le recrutement et la sélection de personnel fixe

 

  1. Que sont des données à caractère personnel?

Le règlement générale sur la protection des données définit une donnée à caractère personnel  comme suit :

Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »); est réputée être une “personne physique identifiable” une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Si ce Privacy Policy refère à des données à caractère personnel, référence est faite à cette définition du règlement.

Des catégories particulières de données à caractère personnel ne sont pas traitées, sauf sur demande explicite de la personne concernée ou procurées par la personne concernée dans son CV. Il est considéré comme traitement portant sur des catégories particulières de données à caractère personnel :

Le traitement des données à caractère personnel qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

 

  1. Quand collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons vos données à caractère personnel lorsque :

  • Vous laissez vos données à caractère personnel sur notre site web ou en utilisant une de nos applications/outils IT
  • Vous envoyez vos données à caractère personnel à l’un de nos bureaux par e-mail, soit une candidature spontanée, soit une réaction à un poste vacant
  • Vous vous inscrivez dans l’un de nos bureaux
  • Vous vous présentez à un job-event
  • Vous êtes inscrit par un utilisateur qui veut vous offrir un contrat de travail intérimaire via nos services
  • Nous retrouvons vos données à caractère personnel sur les médias publics/sociaux (p.ex. LinkedIn), par lesquelles apparaît le fait que vous pourriez être intéressés par des offres d’emploi.

 

  1. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Nous collectons et traitons diverses données à caractère personnel des personnes concernées. Il s’agit entre autres des données à caractère personnel suivantes (la liste n’est pas limitative) :

  • Le curriculum vitae, les lettres de motivation, de l’information supplémentaire que vous nous apportez lors des entretiens avec nos consultants ;
  • Des photos et des vidéos (e.a. en enregistrant votre carte d’identité ; si nous menons une interview via appel-video ; ou apportés par vous) ;
  • De l’information pour le contrat comme : votre numéro de registre national, votre adresse, votre ancienneté, votre état civil, votre date de naissance, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ;
  • De l’information pour le calcul des salaires comme : idem que l’information pour le contrat et en surplus votre compte bancaire, le pourcentage de précompte professionnel à retirer ;
  • Votre salaire et les fiches de paie ;
  • Les coordonnées d’une personne de contact en cas d’urgence ;
  • Les formulaires d’évaluation ;
  • De l’information concernant le nombre de personnes à votre charge fiscale et votre état civil ;

 

  1. Quelle est la cause légale du traitement de vos données à titre personnel?

Talentus traitera toujours vos données à caractère personnel sur base d’une cause convenable. En fonction de la phase de notre prestation de services RH dans laquelle la personne concernée se trouve, une autre cause pourrait être d’application sur les données à caractère personnel. Essentiellement, les causes sont les suivantes :

  • Votre consentement : Lorsque vous nous avez fait parvenir vos données spontanément, ou après que nous vous ayons demandé votre consentement, quand nous avons reçu vos données par n’importe quel moyen. Ceci est également en vigueur afin de vous soutenir le mieux possible dans la recherche d’un match parfait entre vos désirs et les attentes de nos clients/utilisateurs.
  • La relation (pré)contractuelle : dans le cas où nous entrerions dans un contrat de travail et que nous ayons besoin de vos données à caractère personnel afin de rediger à temps les contrats nécessaires et de faire les déclarations légales.
  • Une base légale: afin de faire face, en tant que votre employeur ou prestataire de service RH, à nos obligations légales dans le cadre des déclarations sociales et fiscales, la procuration d’information dans le cadre de statistiques obligatoires, etc.
  • Notre intérêt légitime: afin de donner la possibilité aux organismes, qui garantissent la qualité de nos services, d’organiser les audits nécessaires dans ce contexte. Il est évident que ces organismes sont engagés par leur confidentialité. Notre intérêt légitime comprend aussi la conservation de vos données à caractère personnel afin de préserver nos droits et afin d’entamer, d’exercer et de soutenir une éventuelle demande en justice.
  • L’intérêt légitime de nos clients/utilisateurs : parce que nous avons, en tant que prestataire de service RH, un rôle intermédiaire entre vous, comme personne concernée, et nos clients/utilisateurs, nous sommes obligés de leur communiquer (une partie de) vos données à caractère personnel dans le cadre de l’organisation de votre emploi (p.ex. contrôle d’acces, la création de mots de passe, etc.)

 

  1. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Talentus ne vendra, louera ou mettra jamais vos données à caractère personnel à la dispositions de tiers et ce à des fins commerciales, sauf avec le consentement préalable explicite de la personne concernée. Talentus communiquera ou devra communiquer, dans le cadre des prestations de service RH, et en tenant compte des causes légitimes, des données à caractère personnel d’une personne concernée dans les situations suivantes (la liste n’est pas limitative) :

  • À des services publiques divers, comme :
    • Administrations fiscales
    • Services fédérals et régionals d’inspection
    • Les services de la sécurité sociale
    • Les fonds sectoriels pour sécurité existante
  • À nos clients, dans le cadre de :
    • La sélection d’un candidat apte afin de remplir une offre d’emploi en tant qu’ intérimaire, étudiant jobiste ou employé ;
    • L’exécution d’un contrat de mise à disposition d’ouvriers interimaires ou d’étudiants jobistes ;
    • L’échange de données concernant vos prestations chez nos clients
    • La facturation de vos prestations ou de nos prestations de service à nos clients ;
    • Une offre proactive de votre profil chez un client potentiel ;
  • À des fournisseurs spécifiques de Talentus, dans le cadre de :
    • La livraison de services de soutien à Talentus, liés directement à votre emploi, comme par exemple des services de prévention médicale, des fournisseurs de chèques-repas, écocheques ou chèque cadeaux, des sociétés d’assurances, … ;
    • La livraison de services de soutien à Talentus dans le cadre de notre organisation administrative, et qui procèdent pour le compte et sous mandat de Talentus, comme le secrétariat social, les fournisseurs de services IT ou dans le cloud dans le cadre de leur support technique, les fournisseurs des outils de test, que nous utilisons pour dresser la carte de vos talents, … .
    • Des prestataires de services RH spécialisés, qui nous supportent quant à la demande de subsides, des questions spécifiques concernant votre statut ou votre salaire, ….
  • A nos réviseurs d’entreprises et autres auditeurs et bureaux de certifications dans le cadre de :
    • L’audit légalement obligatoire sur nos comptes annuels;
    • L’obtention et le maintien de divers certificats et labels qualités;
    • Audit et dossiers de subsides;
  • A tous les autres tiers par lesquels nous sommes obligés légalement par la loi, jugement ou ordre légal

Avec les parties que nous mandatons pour notre compte afin de traiter les données personnelles et par conséquent activés en tant que sous-traitant, comme mentionné dans la réglementation GDPR, nous concluons un contrat de sous-traitance et nous prenons toutes les mesures appropriées pour protéger suffisamment toutes les données à caractère personnel.

Combien de temps garderons-nous vous données à caractère personnel?

Les données à caractère personnel de nos candidats sont gardées jusqu’à cinq ans après le dernier contact qualitatif, c’est-à-dire lorsque la personne concernée ou Talentus prend des initiatives concernant le dossier. Après l’expiration de ce terme, nous vous contacterons pour vous demander votre consentement afin de garder vos données encore plus longtemps dans notre base de données et ce afin de vous contacter concernant des offres d’emploi potentielles.

Les données à caractère personnel des personnes concernées, qui ont été employées chez/via nous, seront conservées pour une période de 10 ans après la clôture du dernier contrat. Après l’expiration de ce terme, nous vous contacterons pour vous demander votre consentement à garder vos données encore plus longtemps dans notre base de données et ce afin de vous contacter pour vous engager dans des fonctions spécifiques.

Dans tous les cas, vos données à caractère personnel seront conservées conformément à la législation spécifique, de même que les délais de préscription qui nous obligeraient à les conserver plus longtemps, par exemple afin de nous défendre lors une demande en justice.

 

  1. Quels sont vos droit en tant que personne concernée?
  1. Droit d’accès de la personne concernée

Afin de garantir le mieux possibble votre droit d’accès, vous recevrez un accès personalisé à « Mon Talentus », ce qui vous donne la possibilité de consulter et vérifier à tout moment vos données à caractère personnel.

  1. Droit de rectification à l’effacement et à la limitation du traitement

Via l’accès à “Mon Talentus”, mentionné ci-dessus, vous pouvez toujours corriger, modifier ou compléter vos données. Si vous désirez être effacé de nos base de données, ou si vous voulez limiter le traitement de vos données, vous pouvez l’exprimer via ce canal.

Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires dans le cadre de notre administration de contrats ou du paiement des salaires, ou des données que nous sommes obligés de garder sur base de la loi ou des délais de prescription mentionnés ci-dessus.

Si vous voulez effacer vos données à caractère personnel, nous garderons un minimum absolu de données afin de permettre à nos collaborateurs de ne plus vous contacter.

  1. Droit d’opposition

Vous disposez également d’un droit d’opposition sur une base sérieuse et légitime, à un traitement des données à caractère personnel.

  1. Droit de portabilité

Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel, qui nous traitons, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de les transmettre à un autre responsable du traitement conformément aux conditions applicables dans notre secteur.

  1. Droit de révocation du consentement

Dans le sens ou le traitement se base sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.

 

 

  1. Décision individuelle automatisée et le profilage

Le traitement de vos données à caractère personnel ne comprend pas de profilage, et nous ne vous soumettrons pas non plus aux décisions individuelle automatisées.

  1. L’exécution de vos droits

Vous pouvez executer vos droits en prennant contact avec le délégué à la protection des données ou via l’accès personnalisé “Mon Talentus”.

  1. Plaintes

Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité Belge de Protection des Données (APD) à l’adresse suivante : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail commission@privacycommission.be.

Ceci laisse un pourvoi au tribunal civil intact.

Au cas où vous subiriez un préjudice suite au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez intenter une poursuite en dommages-intérêts.

  1. Fuites de données

Au cas où vous auriez connaissance ou le soupçon d’une fuite de données éventuelle, merci de nous la communiquer immédiatement via dataprotection@talentus.be.

 

  1. Sécurité et confidentialité

Nous avons élaboré des mesures de sécurité, qui sont aptes autant sur le plan technique qu’ organisationel, afin d’éviter toute destruction, perte, falsification, modification, accès par personnes non compétentes ou transfert par hasard à des tiers des données à caractère personnel collectionnées ainsi que tout traitement non-autorisé des données.

  1. Mesures techniques
    • L’usage de programmes antivirus, firewalls, …
    • Des mots de passe régulierement adaptés
    • Pas de disques dur non-sécurisés
    • Des e-mails encryptés
    • Sécurisation d’accès aux données
    • Cryptage des données
    • Pas de back-ups non-sécurisés
  2. Mesures organisationelles
    • Restriction d’accès pour des personnes spécifiques
    • Procédure pour la gestion des incidents
    • Règlement pour les employés et les collaborateurs
    • Formation des employés et des collaborateurs
    • Des clauses de confidentialité

 

  1. Cookies

Afin d’optimaliser la facilité d’emploi de notre site web www.talentus.be, nous utilisons des cookies et des statistiques non personalisés sur le web. De cette manière, nous observons comment nos visiteurs utilisent notre site web, et nous essayons d’améliorer l’information offerte. Un cookie est un fichier stocké sur votre ordinateur, et qui peut être reconnu lors d’une prochaine visite.

 

  1. Modifications

Talentus se réserve le droit d’appliquer, pour n’importe quelle raison, toute adaptation, addition, correction ou modification qu’elle estime nécessaire. La version actuelle sera toujours disponible sur le site web www.talentus.be. Cette version a été établie en mai 2018.

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